Как подобрать администратора клиники?

Все этапы закрытия вакансии
Администраторы давно перестали быть техническим звеном в нашей работе. Эти девушки способны поднять на новый уровень сервис и продажи... Или убить. Как построить этапы отбора нужных нам кандидатов?

Кандидатов на эту вакансию много, если условия работы не хуже средних по рынку. За 7-10 дней вакансию закрываю обязательно, суммарно потратив на все этапы не более 8 часов.
ПОИСК КАНДИДАТОВ
КАНАЛЫ

В Москве и области я пользуюсь job-mo.ru - бесплатно и всегда результативно. Резюме ищу редко, откликов приходит много, около 10 в день, из них 3-4 интересных.

Потому для этой позиции платить за hh.ru или superjob.ru смысла не вижу. Заказ в кадровом агентстве тоже видится мне малоэффективным - стоит дороже, а участвовать в отборе все равно придется.

Отдельного внимания заслуживает источник - поиск по знакомым. Много раз слышала, что это самый качественный и надежный источник кандидатов. Касательно позиции врача - безусловно. Но в случае администратора люди советуют обычно ... любых безработных девушек, кто живет рядом и согласится. У меня такие девушки проходят все этапы на общих основаниях. Не припомню, чтобы хоть одна выделялась из тех, что я нахожу на просторах интернета.

ОБЪЯВЛЕНИЕ О ВАКАНСИИ

Обычно оно стандартизовано, что удобно. Но при составлении объявления важно помнить, что это тоже маркетинг:
- мои конкуренты - другие работодатели, некоторые с лучшими условиями по оплате и графику;
- лучшие девушки получат приглашение ото всех, кто ищет администратора;
- я должна перебить либо ценой, либо удобными условиями, либо ценностями. Окладные условия у меня всегда средние по рынку, бонусные - выше. Но я всецело за ценности.
- Ценности обязательно надо донести в тексте объявления. Например, что мы амбициозны, всецело за учебу и развитие, создаем условия для карьерного роста. Что мы хотим дать нашим клиентам самый лучший сервис, и нужен новый человек, готовый внести свой вклад, свои идеи.
Пишу человеческим языком без формализма и повелительных интонаций.
ОТБОР РЕЗЮМЕ

Место проживания
Чем ближе, тем лучше. Хорошо приживаются те, кому не более 30-40 мин пути до нас.

Образование
Не медицинское - чтобы говорить с пациентами на одном языке. Со временем нахватается специфических терминов, станет переводчиком с медицинского на русский. Высшее ли - мне не важно, культурный уровень оценю по разговору позже.

Опыт работы
Я ищу с опытом в b2c: в сетевых магазинах типа Манго, в автосалонах и проч., где учат базе общения. Там в среднем опыт гораздо полезнее, чем в клиниках.

Количество мест работы
Минимальное. Список из 5-10 мест по 3 месяца на каждом означает, что наша юная леди попрыгушка.

Ошибки и очепятки

Небрежность в резюме = небрежность с деньгами и документами.

Хобби и личные качества
Уголок неадеквата. Хорошо, когда тут ничего или банальности типа выращивания традесканций. Отсекаю астрологию, руны, разную высокодуховную психиатрию. Им место в гомеопатических клиниках.
ТЕЛЕФОННОЕ ИНТЕРВЬЮ

Стараюсь не звонить сама. Хочу послушать, как кандидат будет вторгаться внезапно в мое личное пространство. Отправляю сообщение с просьбой перезвонить с 9 до 18 по будням. Сайты резюме позволяют отправлять мою стандартную просьбу почти автоматически.

Раздается звонок. Девушка должна представиться, уточнить, удобно ли мне разговаривать, внятно изложить, кто она и зачем звонит.
Плохо - "я по объявлению, расскажите про зарплату и график".
Хорошо - "здравствуйте, я Дарья Иванова, получила ваш отклик на резюме. Вам сейчас удобно обсудить вакансию?"

Оцениваю клиентскими глазами тембр голоса, дикцию, бодрость, дружелюбие интонаций.

Слушаю самопрезентацию: прошу рассказать о себе.
Правильная девушка воспользуется возможностью рассказать о своей для меня полезности. Пусть не особо грамотно, но мне важна попытка. Например, что любит/умеет общаться с людьми и интересуется темой здоровья, медицины. Или около того.
Неправильная будет рассказывать про семейное положение, детей и их возраст или еще что-то не относящееся к своим преимуществам.

Параллельно оцениваю связность речи, отсутствие словесного мусора, построение фраз. Косноязычие скриптами не вылечишь.

Следом предлагаю ей задать свои вопросы.

Договариваемся, прощаемся.

За все время работы в медицине я закрыла около 50 позиций администраторов. Ставшие лучшими и любимыми, администраторы при телефонном интервью произвели впечатление теплое, доброе, заставили улыбаться. Потому я доверяюсь интуиции, общему настроению, которое сообщает человек.
СОБЕСЕДОВАНИЕ

Провожу в 3 этапа:
1 - расскажите о себе
2 - вопросы по резюме
3 - моя презентация вакансии.

1. Слушаю самопрезентацию, уже совокупно с визуальным рядом. Вариант "ой, я даже не знаю, что сказать" обернется тем же самым с пациентами.

2. Основное внимание уделяю вопросам - куда растем и почему меняла работу.
Это не топ-менеджеры, красиво уходить от ответов девочки не умеют. Потому тут часто вскрываются и начальники-козлы, и надоедливые клиенты, и в отпуск захотелось внезапно.
Вопрос роста (в маркетинг, управление, продажи - да любой по сути) для меня критичен, т.к. качество заинтересованных в учебе кандидатов в деле будет на порядок выше. Мотивация лишь бы ближе к дому и зп на прокорм - не мой вариант. Для души - тем более. Мамы-одиночки, кстати, тут рулят - очень шустрые девицы.

3. Моя презентация работы полностью основывается на озвученных ей интересах, если я заинтересована в найме. По сути это продажа с отработкой возражений/болей, о которых она мне поведала ранее как о причинах увольнения. Ну и стандартные графики-зарплаты тоже обсуждаем.

Если кандидат не подходит, перехожу к рассказу о работе, как только это поняла. Даже если это самое начало собеседования. Мучить жалко девушку стрессовыми вопросами. Но она все-таки потратила время, потому считаю правильным рассказать, ради чего. Рассказываю коротко, отвечаю на вопросы.

Честно говорю, что перезвоню только в случае положительного исхода. Если продаю работу, могу показать клинику и даже с кем-то познакомить.
ТЕСТЫ
Обычно я ориентируюсь на здравый смысл и интуицию. Но в минуту сомнений, вспоминаю свое hr-прошлое и тестирую.

КОТ
Краткий ориентировочный тест (официально признанный метод оценки IQ). Тест на сообразительность. В него вшита логика, математика и прочее. Но по сути он прекрасно выводит на чистую воду тугодума. Быстро и бесплатно. Важно читать инструкцию и гнать на скорость, пропуская сложное!

Тут можно пройти КОТ с автоматическим подсчетом и таймером
Я видела много случаев его применения на собеседованиях.
Обычно результаты таковы:
- Физфак МГУ и бауманцы - более 40 баллов (это очень-очень умные мужчины)
- Бизнес-аналитики - плюс-минус 30 баллов (у меня 32 балла)
- Менеджеры по продажам - от 20 баллов
- Тугодумы - 16-18 баллов.
- Еще худший результат любой заметит без всяких тестов))

Администратору надо бы набрать от 20. Ну хотя бы 18.

ТЕСТ НА ГРАМОТНОСТЬ

Я не ищу филологов, но не хочу вот этого в письмах клиентам: "Ваши анализы еще готовяться. Прешлем в течении дня". Боже, сколько раз я от стыда сгорала по этому поводу!
Тест подойдет вообще любой, их в интернете миллион (например, этот - образованный человек пройдет на 8-10 баллов, потому ниже 6 явно не наш кандидат).
Главное пройти перед этим самому, чтобы представлять сложность и возможность исправить ошибки сразу. Результат нужен средний и выше.

ПСИХОЛОГИЯ (Кеттелл)
Сама им пользоваться ленюсь, но для тех, кто не верит в свою интуицию, подойдет. Это профессиональный тест, используемый на собеседованиях hr-службами.
Он довольно нудный и долгий (около получаса). И автоматизированная трактовка уступает экспертной. Но вполне употребимый.

Пройти можно тут - Кеттелл
Made on
Tilda