ВПР: функция MS Excel, которая облегчит вам жизнь

Функция ВПР позволит нам анализировать любые данные, не дожидаясь настройки отчетов программистами. Это только кажется сложным...
ИСТОРИЯ ИЗ ЖИЗНИ
Однажды я застала своего главного врача за совершенно неприличным для современного человека занятием. Она вручную оценивала стоимость остатков медикаментов на складах.

Пред дамой было два списка:
  1. названия медикаментов + их количество на складе
  2. названия медикаментов + их стоимость

Главврач на 2 рабочих дня закрылась в кабинете и линейкой водила по строкам, ручкой приписывая количество к цене. А потом перемножала на калькуляторе.

Я успела к самому концу этого кошмара. Каково же было ее удивление, когда я сделала тот же самый расчет за 5 минут. Мы глупейшим образом потеряли 300 долларов - ее зарплату за эти 2 дня.
ВПР, которого все боятся
ВПР - это сокращение от "вертикальный просмотр", что звучит малопонятно.
Но оно точно пригодится, если вы занимаетесь анализом в маркетинге, финансах, складском учете и всем прочем, где информация прячется в больших таблицах.

Например:
Мы хотим посмотреть, какого возраста пациенты ходят к нашему урологу. Есть список анкетных данных. Есть отчет по посещениям уролога. Но как их сопоставить? Уж не искать ли каждого в базе и вносить возраст вручную в список посетителей уролога?

Конечно, нет. Их подтянет ВПР.
Ниже приведу две простые инструкции: видео + текст.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ:
ВИДЕО + ТЕКСТ
Специально для девочек беру для примера фрукты :)
Давайте посчитаем, на какую сумму потянет наш фруктовый склад.
А теперь письменные пояснения.

Имеем две начальные таблицы.
В первой количество фруктов, которые у нас есть.
Во второй - цена по прайсу всего, что продает поставщик (более длинный список).
Мы хотим, чтобы рядом с килограммами появилась цена. Но искать ее глазами, копировать соответствующую цену с листа на лист не будем. Для этого и нужен ВПР.
Каждое действие отмечено на рисунке ниже:

1. Мы заводим новый столбик - цена (столбик С).

2. Щелкаем по ячейке С2, которая в новом столбике напротив груш, т.е. первого фрукта нашего списка.

3. Вводим с клавиатуры =впр и рядом с ячейкой автоматически предлагается эта функция. Кликаем на нее - и мы в режиме составления формулы.

4. Теперь нам надо задать искомое значение. Звучит умно, но это всего лишь наша груша, которую ВПР дальше будет искать в прайсе. Для ввода формулы нас интересует только та ячейка, напротив которой мы вбиваем формулу!
Мы стрелочкой кликаем по ячейке-груше и в формуле выпрыгивает адрес ее ячейки - оранжевая А2. Ставим ; (точка с запятой) - чтобы объяснить экселю, что значение задано. Если не поставить ; он будет думать, что мы никак не определимся.

5. Теперь мы должны объяснить экселю, где искать грушу. Наше поле ввода формулы попрежнему открыто. И мы спокойно переходим на лист прайса (даже если это другой файл). Выделяем участок от списка фруктов до цены. Между ними могли быть и другие столбцы, нам бы это не помешало. Ставим ; точку с запятой.

6. Третье значение - это порядковый номер нашего столбца цен, в данном случае 2. Если бы между ними был бы еще столбец с артикулом, цены были бы третьим столбцом по счету, мы бы поставили 3. Цифру вбиваем с клавиатуры. Потом опять точка с запятой.

7. Последнее значение просто всегда ноль. Затем клавиша Enter (ввод).
Чтобы все остальные цены перепрыгнули на наш лист, формулу для каждого фрукта задавать не надо.
Ее надо просто скопировать или протянуть. Проще протянуть: установить курсор на ячейку, где мы только что задали формулу, т.е. на цену груш. В правом нижнем углу будет квадратик - по нему надо попасть стрелкой мышки (и удерживать ее левую клавишу). Проявится крестик и мы поведем стрелочку вниз по длине фруктового списка. Как только отпустим левую кнопку мыши - все значения проявятся.

Дело сделано!

Made on
Tilda